সুবিধার জন্য, আউটলুক ইমেল ক্লায়েন্ট তার ব্যবহারকারীদের আগত বার্তাগুলিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিক্রিয়া জানানোর ক্ষমতা সরবরাহ করে। আপনি যদি আগত চিঠির জবাবে একই উত্তরটি প্রেরণ করতে চান তবে এটি মেল দিয়ে কাজটিকে উল্লেখযোগ্যভাবে সরল করতে পারে। তদুপরি, স্বয়ংক্রিয় উত্তর সমস্ত আগতগুলির জন্য এবং নির্বাচিতভাবে কনফিগার করা যায়।
আপনি যদি কেবল একই ধরণের সমস্যার মুখোমুখি হন, তবে এই নির্দেশনা আপনাকে মেল দিয়ে কাজ সহজ করার জন্য সহায়তা করবে।
সুতরাং, আউটলুক 2010 এ স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়াটি কনফিগার করতে আপনার একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে হবে এবং তারপরে সংশ্লিষ্ট নিয়মটি কনফিগার করতে হবে।
একটি অটো উত্তর টেম্পলেট তৈরি করুন
আসুন শুরু থেকেই শুরু করা যাক - আমরা একটি চিঠি টেম্পলেট প্রস্তুত করব যা উত্তর হিসাবে প্রাপকদের কাছে প্রেরণ করা হবে।
প্রথমে একটি নতুন বার্তা তৈরি করুন। এটি করতে, "হোম" ট্যাবে, "বার্তা তৈরি করুন" বোতামটি ক্লিক করুন।
এখানে পাঠ্য লিখুন এবং প্রয়োজনে এটি ফর্ম্যাট করুন। এই পাঠ্যটি প্রতিক্রিয়া বার্তায় ব্যবহৃত হবে।
এখন পাঠ্যটি সহ কাজটি শেষ হয়ে গেছে, "ফাইল" মেনুতে যান এবং সেখানে "সংরক্ষণ করুন সংরক্ষণ করুন" কমান্ডটি নির্বাচন করুন।
আইটেমটি সংরক্ষণ উইন্ডোতে, "ফাইলের ধরণ" তালিকায় "আউটলুক টেম্পলেট" নির্বাচন করুন এবং আমাদের টেমপ্লেটের নাম লিখুন। এখন "সংরক্ষণ করুন" বোতামটি ক্লিক করে সেভটি নিশ্চিত করুন। এখন নতুন বার্তা উইন্ডোটি বন্ধ করা যেতে পারে।
এটি স্বতঃ-প্রতিক্রিয়ার জন্য টেমপ্লেট তৈরির কাজ সম্পূর্ণ করে এবং আপনি নিয়মটি কনফিগার করতে এগিয়ে যেতে পারেন।
আগত বার্তাগুলিতে স্বয়ংক্রিয় জবাব দেওয়ার জন্য একটি নিয়ম তৈরি করুন
দ্রুত একটি নতুন নিয়ম তৈরি করতে, মূল আউটলুক উইন্ডোতে এবং মুভ গ্রুপে "মেইন" ট্যাবে যান, "বিধিগুলি" বোতামটি ক্লিক করুন, এবং তারপরে "নিয়ম এবং বিজ্ঞপ্তিগুলি পরিচালনা করুন" নির্বাচন করুন।
এখানে আমরা "নতুন ..." ক্লিক করি এবং একটি নতুন নিয়ম তৈরি করতে উইজার্ডে যাই।
"একটি খালি নিয়ম দিয়ে শুরু করুন" বিভাগে "আমি প্রাপ্ত বার্তাগুলিতে নিয়ম প্রয়োগ করুন" আইটেমটি ক্লিক করুন এবং "পরবর্তী" বোতামটি ক্লিক করে পরবর্তী ধাপে এগিয়ে যান।
এই পর্যায়ে, একটি নিয়ম হিসাবে, কোনও শর্ত নির্বাচন করার প্রয়োজন নেই। তবে, যদি আপনাকে সমস্ত আগত বার্তা না দিয়ে প্রতিক্রিয়াটি কনফিগার করতে হয় তবে তার বাক্সগুলি পরীক্ষা করে প্রয়োজনীয় শর্তাদি নির্বাচন করুন।
এরপরে যথাযথ বোতামটি ক্লিক করে পরবর্তী পদক্ষেপে যান।
আপনি যদি কোনও শর্ত নির্বাচন না করে থাকেন তবে আউটলুক আপনাকে সতর্ক করবে যে সমস্ত আগত ইমেলগুলির জন্য কাস্টম বিধি প্রযোজ্য হবে। আমাদের যখন এটির প্রয়োজন হয় তখন আমরা "হ্যাঁ" বোতামটি ক্লিক করে বা "না" ক্লিক করে শর্তাদি কনফিগার করে নিশ্চিত করি।
এই পদক্ষেপে, আমরা বার্তাটি দিয়ে ক্রিয়াটি নির্বাচন করি। যেহেতু আমরা আগত বার্তাগুলির স্বয়ংক্রিয় জবাব কনফিগার করেছি, তাই "নির্দিষ্ট টেম্পলেট ব্যবহার করে জবাব দিন" বাক্সটি আমরা চেক করি।
উইন্ডোর নীচে আপনার পছন্দসই টেম্পলেটটি নির্বাচন করতে হবে। এটি করতে, "নির্দিষ্ট টেম্পলেট" লিঙ্কটিতে ক্লিক করুন এবং নিজেই টেমপ্লেটের নির্বাচনে যান।
যদি বার্তা টেমপ্লেট তৈরির পর্যায়ে আপনি পাথ পরিবর্তন করেন না এবং সমস্ত কিছু ডিফল্ট হিসাবে রেখে দেন তবে এই উইন্ডোতে এটি "ফাইল সিস্টেমে টেম্পলেটগুলি" নির্বাচন করার জন্য যথেষ্ট এবং তৈরি টেম্পলেটটি তালিকায় প্রদর্শিত হবে। অন্যথায়, আপনাকে অবশ্যই "ব্রাউজ করুন" বোতামে ক্লিক করতে হবে এবং বার্তা টেমপ্লেটের সাহায্যে যেখানে ফাইলটি সংরক্ষণ করে সেখানে ফোল্ডারটি খুলতে হবে।
যদি পছন্দসই কর্মটি পরীক্ষা করা হয় এবং টেমপ্লেটযুক্ত ফাইলটি নির্বাচিত হয়, তবে আপনি পরবর্তী ধাপে এগিয়ে যেতে পারেন।
আপনি এখানে ব্যতিক্রমগুলি কনফিগার করতে পারেন। অর্থাত, সেই সব ক্ষেত্রে যখন অটো উত্তরটি কাজ করবে না। প্রয়োজনে প্রয়োজনীয় শর্তাদি নির্বাচন করে সেগুলি কনফিগার করুন। যদি আপনার অটো-জবাব নিয়মে কোনও ব্যতিক্রম না থাকে তবে "নেক্সট" বোতামটি ক্লিক করে চূড়ান্ত পদক্ষেপে এগিয়ে যান।
আসলে, আপনার এখানে কোনও কিছু কনফিগার করার দরকার নেই, তাই আপনি অবিলম্বে "সমাপ্তি" বোতামটি ক্লিক করতে পারেন।
এখন, কনফিগার করা শর্ত এবং ব্যতিক্রমগুলির উপর নির্ভর করে, আগত আগমনকারী ইমেলগুলির প্রতিক্রিয়াতে আপনার টেম্পলেটটি প্রেরণ করবে। তবে নিয়ম উইজার্ডটি অধিবেশন চলাকালীন প্রতিটি প্রাপকের কেবলমাত্র এককালীন অটো জবাব সরবরাহ করে।
অর্থাৎ, আপনি আউটলুক শুরু করার সাথে সাথে সেশনটি শুরু হবে। আপনি প্রোগ্রামটি থেকে বেরিয়ে এসে এটি শেষ হয়। সুতরাং, আউটলুক চলাকালীন, প্রাপকের পক্ষে কোনও বার্তা প্রেরণের কোনও পুনরাবৃত্তি হবে না। অধিবেশন চলাকালীন, আউটলুক ব্যবহারকারীদের একটি তালিকা তৈরি করে যার কাছে অটো-উত্তর পাঠানো হয়েছিল, যা পুনরায় প্রেরণ এড়িয়ে যায়। তবে, আপনি যদি আউটলুক বন্ধ করেন এবং তারপরে এটি আবার প্রবেশ করেন তবে এই তালিকাটি পুনরায় সেট করা হয়েছে।
আগত বার্তাগুলির স্বতঃ-জবাব অক্ষম করার জন্য, কেবলমাত্র "বিধি এবং বিজ্ঞপ্তিগুলি পরিচালনা করুন" উইন্ডোতে স্বতঃআরআরএস বিধিটি নির্বাচন করুন।
এই গাইড ব্যবহার করে, আপনি আউটলুক 2013 এবং তারপরে পরে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করতে পারেন।
