মাইক্রোসফ্ট অফিস স্যুটটিতে একটি ডেটাবেস তৈরি এবং তাদের সাথে কাজ করার জন্য একটি বিশেষ প্রোগ্রাম রয়েছে - অ্যাক্সেস। তবে, অনেক ব্যবহারকারী এই উদ্দেশ্যে আরও বেশি পরিচিত অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করতে পছন্দ করেন - এক্সেল। এটি উল্লেখ করা উচিত যে এই প্রোগ্রামটিতে একটি সম্পূর্ণ ডাটাবেস (ডিবি) তৈরির জন্য সমস্ত সরঞ্জাম রয়েছে। এটি কীভাবে করা যায় তা খুঁজে বের করা যাক।
নির্মাণ প্রক্রিয়া
এক্সেল ডাটাবেস হ'ল একটি শীটের কলাম এবং সারিগুলিতে বিতরণ করা তথ্যের একটি কাঠামোগত সেট।
বিশেষ পরিভাষা অনুসারে, ডাটাবেস সারিগুলির নামকরণ করা হয়েছে "রেকর্ডস"। প্রতিটি এন্ট্রি একটি পৃথক বস্তু সম্পর্কে তথ্য ধারণ করে।
কলামগুলি বলা হয় "ক্ষেত্রসমূহ"। প্রতিটি ক্ষেত্রে সমস্ত রেকর্ডের জন্য পৃথক প্যারামিটার থাকে।
অর্থাৎ এক্সেলের যে কোনও ডাটাবেসের কাঠামোটি নিয়মিত সারণী।
টেবিল তৈরি
সুতরাং, সবার আগে, আমাদের একটি টেবিল তৈরি করা দরকার।
- আমরা ডাটাবেসের ক্ষেত্রগুলির (কলাম) শিরোনাম প্রবেশ করি।
- ডাটাবেসের রেকর্ড (সারি) এর নামে পূরণ করুন।
- আমরা ডাটাবেস পূরণ করতে এগিয়ে যান।
- ডাটাবেস ভরাট হওয়ার পরে, আমরা এতে আমাদের তথ্য বিবেচনা (ফন্ট, সীমানা, পূরণ, নির্বাচন, ঘরের সাথে সম্পর্কিত পাঠ্য অবস্থান ইত্যাদি) ফর্ম্যাট করি।
এটি ডাটাবেস কাঠামোর তৈরি সম্পূর্ণ করে।
পাঠ: এক্সেলে কীভাবে টেবিল বানাবেন
ডাটাবেস বৈশিষ্ট্য বরাদ্দ করা
টেবিলটি কেবলমাত্র একক কক্ষের কক্ষ হিসাবে নয়, বরং একটি ডাটাবেস হিসাবে টেবিলটি উপলব্ধি করার জন্য, এটি উপযুক্ত বৈশিষ্ট্য নির্ধারণ করতে হবে।
- ট্যাবে যান "তথ্য".
- টেবিলের সম্পূর্ণ পরিসর নির্বাচন করুন। রাইট ক্লিক করুন। প্রসঙ্গ মেনুতে, বোতামটিতে ক্লিক করুন "একটি নাম বরাদ্দ করুন ...".
- গ্রাফে "নাম" আমরা ডাটাবেসটির নাম রাখতে চাই সেই নামটি নির্দেশ করুন। পূর্বশর্তটি হ'ল নামটি একটি চিঠি দিয়ে শুরু হওয়া উচিত, এবং কোনও ফাঁকা স্থান থাকা উচিত নয়। গ্রাফে "বিন্যাস" আপনি টেবিল ক্ষেত্রের ঠিকানা পরিবর্তন করতে পারেন, তবে আপনি যদি এটি সঠিকভাবে নির্বাচন করেন তবে আপনাকে এখানে কোনও পরিবর্তন করার দরকার নেই। আপনি আলাদাভাবে আলাদা ক্ষেত্রে একটি নোট নির্দিষ্ট করতে পারেন, তবে এই পরামিতিটি isচ্ছিক। সমস্ত পরিবর্তনগুলি করার পরে, বোতামটিতে ক্লিক করুন "ঠিক আছে".
- বাটনে ক্লিক করুন "সংরক্ষণ করুন" উইন্ডোর উপরের অংশে বা কীবোর্ড শর্টকাট টাইপ করুন Ctrl + S, হার্ড ড্রাইভ বা পিসিতে সংযুক্ত অপসারণযোগ্য মিডিয়াতে ডাটাবেস সংরক্ষণ করার জন্য।
আমরা এটি বলতে পারি যে এর পরে আমাদের কাছে ইতিমধ্যে একটি তৈরি ডাটাবেস রয়েছে। এটি এখন যেমন উপস্থাপিত হয়েছে আপনি রাজ্যে এটি নিয়ে কাজ করতে পারেন তবে অনেক সুযোগ কমাতে হবে। নীচে আমরা কীভাবে ডাটাবেসটিকে আরও কার্যকর করতে হবে তা নিয়ে আলোচনা করব।
বাছাই এবং ফিল্টার
ডাটাবেসগুলির সাথে কাজ করা, সবার আগে, রেকর্ডগুলি সংগঠিত, নির্বাচন এবং বাছাইয়ের সম্ভাবনা সরবরাহ করে। আমাদের ডাটাবেসে এই ফাংশনগুলি সংযুক্ত করুন।
- আমরা ক্ষেত্রের তথ্য নির্বাচন করি যার দ্বারা আমরা সংগঠিত করতে যাচ্ছি। ট্যাবে ফিতাটিতে অবস্থিত "বাছাই করুন" বোতামটি ক্লিক করুন "তথ্য" টুলবক্সে বাছাই এবং ফিল্টার.
প্রায় যে কোনও প্যারামিটারে বাছাই করা যায়:
- বর্ণানুক্রমিক নাম;
- তারিখ;
- সংখ্যা ইত্যাদি
- পরবর্তী উইন্ডোতে প্রদর্শিত হবে, প্রশ্নটি হবে বাছাই করার জন্য কেবল নির্বাচিত অঞ্চলটি ব্যবহার করা হবে বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রসারিত হবে কিনা question স্বয়ংক্রিয় সম্প্রসারণ চয়ন করুন এবং বোতামে ক্লিক করুন "বাছাই করা হচ্ছে ...".
- বাছাইকরণ সেটিংস উইন্ডোটি খোলে। মাঠে অনুসারে বাছাই করুন ক্ষেত্রের নাম নির্দিষ্ট করে দিন যার মাধ্যমে এটি পরিচালিত হবে।
- মাঠে "সাজান" কীভাবে এটি সম্পাদন করা হবে তা নির্দেশ করে। কোনও ডিবির জন্য পরামিতিটি নির্বাচন করা ভাল "মান".
- মাঠে "অর্ডার" ক্রমানুসারে বাছাই করা হবে যাতে নির্দেশ করুন। বিভিন্ন ধরণের তথ্যের জন্য, এই উইন্ডোটিতে বিভিন্ন মান প্রদর্শিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, পাঠ্য ডেটার জন্য - এটি মান হবে "এ থেকে জেড" অথবা "জেড থেকে এ", এবং সংখ্যার জন্য - "আরোহী" অথবা "সাজানো".
- এটির মান নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ "আমার ডেটাতে শিরোনাম রয়েছে" একটি চেক চিহ্ন ছিল। যদি এটি না হয় তবে আপনার এটি রাখা দরকার।
সমস্ত প্রয়োজনীয় পরামিতি প্রবেশ করার পরে, বোতামটি ক্লিক করুন "ঠিক আছে".
এর পরে, ডাটাবেসের তথ্য নির্দিষ্ট সেটিংস অনুসারে বাছাই করা হবে। এই ক্ষেত্রে, আমরা এন্টারপ্রাইজের কর্মচারীদের নাম অনুসারে বাছাই করেছি।
- এক্সেল ডাটাবেসে কাজ করার সময় সবচেয়ে সুবিধাজনক সরঞ্জামগুলির একটি হ'ল অটোফিল্টার। আমরা সেটিংস ব্লকে ডাটাবেসের পুরো পরিসরটি নির্বাচন করি বাছাই এবং ফিল্টার বোতামে ক্লিক করুন "ফিল্টার".
- আপনি দেখতে পাচ্ছেন, এর পরে ক্ষেত্রের নামগুলি সহ কোষগুলিতে চিত্রগ্রন্থগুলি উল্টানো ত্রিভুজ আকারে উপস্থিত হয়েছিল। আমরা কলামটির আইকনে ক্লিক করি যার মান আমরা ফিল্টার করতে যাচ্ছি। যে উইন্ডোটি খোলে, তাতে যে মানগুলি আমরা রেকর্ডগুলি আড়াল করতে চাইছি তা চেক করুন। পছন্দ হয়ে যাওয়ার পরে বাটনে ক্লিক করুন "ঠিক আছে".
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, এর পরে, যে মানগুলি থেকে আমরা চেক না করেছিলাম সেগুলি সারণী থেকে লুকানো ছিল।
- স্ক্রিনে সমস্ত ডেটা ফেরত দেওয়ার জন্য, আমরা ফিল্টারকৃত কলামের আইকনটিতে ক্লিক করে এবং যে উইন্ডোটি খোলে, সমস্ত আইটেমের পাশের বাক্সগুলি পরীক্ষা করে দেখুন। তারপরে বোতামটিতে ক্লিক করুন "ঠিক আছে".
- ফিল্টারিং সম্পূর্ণরূপে অপসারণ করতে, বোতামটিতে ক্লিক করুন "ফিল্টার" টেপ উপর।
পাঠ: এক্সেলে ডেটা বাছাই এবং ফিল্টার করুন
অনুসন্ধান
যদি কোনও বৃহত ডাটাবেস থাকে তবে একটি বিশেষ সরঞ্জাম ব্যবহার করে এটি অনুসন্ধান করা সুবিধাজনক।
- এটি করতে, ট্যাবে যান "বাড়ি" এবং টুলবক্সে ফিতা উপর "সম্পাদনা" বোতামে ক্লিক করুন অনুসন্ধান করুন এবং হাইলাইট করুন.
- একটি উইন্ডো খোলে যেখানে আপনি পছন্দসই মানটি নির্দিষ্ট করতে চান। এর পরে, বাটনে ক্লিক করুন "পরবর্তী সন্ধান করুন" অথবা সমস্ত খুঁজুন.
- প্রথম ক্ষেত্রে, প্রথম কক্ষ যেখানে নির্দিষ্ট মান রয়েছে সেখানে সক্রিয় হয়।
দ্বিতীয় ক্ষেত্রে, এই মানটিযুক্ত ঘরগুলির সম্পূর্ণ তালিকা খোলা হয়।
পাঠ: এক্সেলে কীভাবে অনুসন্ধান করবেন
জায়গা বরফ করুন
একটি ডাটাবেস তৈরি করার সময়, রেকর্ড এবং ক্ষেত্রের নাম সহ ঘরগুলি ঠিক করা সুবিধাজনক। বড় ডাটাবেসের সাথে কাজ করার সময় - এটি কেবল একটি প্রয়োজনীয় শর্ত। অন্যথায়, কোন সারি বা কলামটি কোনও নির্দিষ্ট মানের সাথে সাদৃশ্যপূর্ণ তা দেখার জন্য আপনাকে ক্রমাগত শীটটি দিয়ে স্ক্রল করে সময় কাটাতে হবে।
- ঘরটি উপরের এবং বাম দিকের অঞ্চলটি নির্বাচন করুন যা আপনি ঠিক করতে চান। এটি অবিলম্বে শিরোনামের নীচে এবং এন্ট্রিগুলির নামের ডানদিকে অবস্থিত হবে।
- ট্যাবে থাকা "দেখুন" বোতামে ক্লিক করুন "লক অঞ্চলগুলি"সরঞ্জাম গ্রুপে অবস্থিত "উইন্ডো"। ড্রপ-ডাউন তালিকায়, মানটি নির্বাচন করুন "লক অঞ্চলগুলি".
এখন ক্ষেত্র এবং রেকর্ডগুলির নামগুলি সর্বদা আপনার চোখের সামনে থাকবে, আপনি যতই ডেটা শীটটি স্ক্রোল করেন না কেন।
পাঠ: এক্সেলে কোনও অঞ্চল কীভাবে পিন করবেন
ড্রপ ডাউন তালিকা
সারণীর কয়েকটি ক্ষেত্রের জন্য, ড্রপ-ডাউন তালিকাটি সাজানো অনুকূল হবে যাতে ব্যবহারকারীরা, নতুন রেকর্ড যুক্ত করে কেবলমাত্র নির্দিষ্ট পরামিতি নির্দিষ্ট করতে পারেন। এটি প্রাসঙ্গিক, উদাহরণস্বরূপ, একটি ক্ষেত্রের জন্য "লিঙ্গ"। প্রকৃতপক্ষে, দুটি মাত্র বিকল্প রয়েছে: পুরুষ এবং মহিলা।
- অতিরিক্ত তালিকা তৈরি করুন। এটি অন্য শীটে রাখাই সবচেয়ে সুবিধাজনক হবে। এটিতে আমরা মানগুলির তালিকাটি নির্দেশ করি যা ড্রপ-ডাউন তালিকায় প্রদর্শিত হবে।
- এই তালিকাটি নির্বাচন করুন এবং মাউসের ডান বোতামটি দিয়ে এটিতে ক্লিক করুন। প্রদর্শিত মেনুতে, নির্বাচন করুন "একটি নাম বরাদ্দ করুন ...".
- ইতিমধ্যে আমাদের পরিচিত একটি উইন্ডো খোলে। সংশ্লিষ্ট ক্ষেত্রে, আমরা উপরে বর্ণিত শর্তাবলী অনুসারে, আমাদের পরিসীমাতে একটি নাম নির্ধারণ করি।
- আমরা ডাটাবেস সহ শীট ফিরে। ড্রপ-ডাউন তালিকা প্রয়োগ করা হবে এমন ব্যাপ্তিটি নির্বাচন করুন। ট্যাবে যান "তথ্য"। বাটনে ক্লিক করুন ডেটা যাচাইকরণটুলবক্সে ফিতা উপর অবস্থিত "ডেটা দিয়ে কাজ করুন".
- দৃশ্যমান মানগুলি পরীক্ষা করার জন্য উইন্ডোটি খোলে। মাঠে "তথ্য প্রকার" অবস্থানে স্যুইচ রাখুন "তালিকা"। মাঠে "উৎস" সাইন সেট করুন "=" এবং এর ঠিক পরে, কোনও জায়গা ছাড়াই ড্রপ-ডাউন তালিকার নামটি লিখুন, যা আমরা তাকে কিছুটা উচ্চতর দিয়েছি। এর পরে, বাটনে ক্লিক করুন "ঠিক আছে".
এখন, যখন আপনি সীমাবদ্ধতা সেট করা হয়েছিল সেই সীমার মধ্যে ডেটা প্রবেশের চেষ্টা করবেন, তখন একটি তালিকা উপস্থিত হবে যাতে আপনি পরিষ্কারভাবে সেট মানগুলির মধ্যে বেছে নিতে পারেন।
আপনি যদি এই ঘরগুলিতে যথেচ্ছ অক্ষরগুলি লেখার চেষ্টা করেন তবে একটি ত্রুটি বার্তা উপস্থিত হবে। আপনাকে ফিরে যেতে হবে এবং একটি সঠিক এন্ট্রি করতে হবে।
পাঠ: এক্সেলে কীভাবে ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করবেন
অবশ্যই, ডাটাবেস তৈরির জন্য বিশেষায়িত প্রোগ্রামগুলিতে এক্সেল তার সক্ষমতা থেকে নিকৃষ্ট inf তবে, এটিতে এমন সরঞ্জাম রয়েছে যা বেশিরভাগ ক্ষেত্রে ব্যবহারকারীদের ডেটাবেস তৈরি করতে চায় তাদের চাহিদা পূরণ করে। এক্সেল বৈশিষ্ট্যগুলি, বিশেষায়িত অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে তুলনা করে সাধারণ ব্যবহারকারীদের কাছে আরও ভালভাবে পরিচিত এই বিষয়টি বিবেচনা করে মাইক্রোসফ্টের বিকাশের এমনকি কিছু সুবিধা রয়েছে।
